Vous cherchez une solution pour gérer votre agenda en ligne et envoyer une confirmation de rendez-vous par e-mail à vos patients. Vous souhaitez une meilleure coordination des agendas avec vos assistants et collaborateurs. Vous voulez permettre à vos patients d’accéder à vos disponibilités et de faire des demande de réservation en ligne. Google Agenda est un outil gratuit d’agenda en ligne aux nombreuses fonctionnalités. Que ce soit en usage personnel, en partage privé ou en partage publique votre agenda est accessible quand vous voulez, où vous voulez et à qui vous voulez.
Votre agenda en ligne
Vous voulez entrer dans l’ère du numérique et avoir votre agenda accessible partout, tout le temps juste pour vous. Google agenda est une solution qui peut vous intéresser. Après avoir créé un compte sur Google vous avez accès à plusieurs applications dont l’agenda en ligne. La création de rendez-vous est très intuitive nous allons nous attarder sur quelques astuces uniquement pour une utilisation plus agréable.
Dans la petite roue en haut à droite un onglet “paramètres” vous permet de faire quelques réglages qui vous simplifient la vie comme “la durée de l’événement par défaut”. Si vous prévoyez systématiquement 15, 30 ou 60 minutes pour vos rendez-vous, vous gagnerez du temps en le définissant ici. Vous pouvez également supprimer les week-end sur votre affichage semaine et créer un affichage personnalisé sur 2 semaines pour une visibilité à moyen terme par exemple.
L’onglet Agendas vous permet d’ajouter l’affichage d’autres plannings. Celui des jours fériés peut être utile à intégrer. Il se trouve dans le lien “parcourir les agendas intéressants”. Ainsi vous ne proposerez pas de rendez-vous sur les jours fériés.
Dans l’onglet “Labos” un outil vous permet de définir l’affichage de la journée uniquement (“masquer la matinée et la nuit”) . Une fois activé et de retour sur l’agenda vous pouvez choisir la plage horaire à afficher à l’aide d’une poignée au niveau des heures.
Coordination de plusieurs agendas
Vous êtes plusieurs collaborateurs et gérez ensemble vos agendas, vous pouvez créer autant d’agendas que vous souhaitez sur un compte administrateur ou en créer un par personne. Si vous choisissez la deuxième option pour avoir chacun une adresse e-mail, vous pouvez partager vos agendas soit en lecture seul soit en mode modifiables.
Passez la sourie sur le calendrier à partager et cliquez sur la flèche qui apparaît puis sur “partager cet agenda”. Il suffit de saisir les adresses e-mail de vos collaborateurs et le niveau d’autorisation que vous souhaitez leur laisser dans la section “partager avec des personnes en particulier”.
Agenda en ligne pour vos patients
Afficher vos disponibilités pour vos patients peut vous faire gagner du temps au téléphone. Si vous avez un site internet vous pouvez-même créer une solution de pré-réservation en couplant votre agenda à un formulaire.
Dans l’onglet “partager cet agenda”, sélectionnez “rendre cet agenda publique” et “afficher uniquement ma disponibilité”. Vous protégez ainsi les informations sensibles en masquant les détails et vos patients peuvent choisir le créneau qui convient avant de vous contacter.
Pour proposer une solution de pré-réservation sur votre site internet il suffit de créer un formulaire de demande de rendez-vous à côté de l’agenda que vous aurez préalablement intégré. Pour ce faire il suffit de se rendre sur les paramètres de l’agenda dans l’onglet “détails de l’agenda” et de copier le code de la section “intégrer cet agenda” dans votre site web. Ainsi vos internautes voient vos disponibilités et vous contact via le formulaire.
Conclusion
L’agenda en ligne de google peut vous faire gagner en efficacité et en temps disponible pour vos patients. Vous pouvez également envoyer les confirmations de rendez-vous directement par e-mail, les destinataires valident ensuite la réception du message grâce au lien inclus. Si vous êtes plusieurs à gérer les agendas vous pouvez également programmer l’envoi de vos rendez-vous de la journée et ainsi mieux vous organiser. Cet outil gratuit, intuitif et polyvalent est une solution à prendre en compte avant de vous orienter vers des agendas payants.
